Ilyen a jó vállalati kommunikáció

Rendkívül izgalmas beszélgetésben volt részem arról, mi minden múlik egy cég belső kommunikációján, és hogyan is lehet ezt a műfajt igazán jól űzni. Azt hiszem, sok vállalatnak lenne még mit tanulnia…

„A kommunikáció a vállalati együttműködés tere. Minél jobban funkcionál a belső információáramlás, annál inkább megvalósul az az értékteremtés, amiért a cég létrejött. A vállalati kommunikáció optimális esetben formálisan zajlik, vagyis tudatosan tervezett, szervezett és működtetett. A kérdés mindig az, hogy csatornái hogy vannak felépítve, mennyire naprakészek, és milyen mértékben szolgálják az üzleti célokat” – kezd bele a témába Mezriczky László, az Ispiro Consulting Kft. ügyvezetője.

A szakember szerint gyakori, hogy a vállalati kommunikáció irányított terei veszítenek hatékonyságukból, és következményként létrejönnek és felerősödnek az informális csatornák, amelyek teljesen kiszámíthatatlanok. Ide sorolható a vállalati pletyka, a szóbeszéd, amely rendkívül sok bizonytalanságot kelt a dolgozókban. Ha az informális kommunikáció válik uralkodóvá, akár a munkavégzés minősége, hangulata is komoly veszélybe kerülhet, ezáltal pedig pont az a kohézió csökken, ami ott tartja a munkavállalókat egy cégnél.

Új szemlélet

„Az elmúlt években jelentősen megváltozott a munkaerőpiac. A kínálati piacból keresleti lett, vagyis míg korábban a munkavállalók sorban álltak egy munkahelyért, és komoly kritériumoknak kellett megfelelniük a bekerüléshez, addig ma nagyon könnyű bekerülni, ellenben nagyon nehéz megfelelő munkaerőt találni. Ez teljesen új hozzáállást kíván a vállalatok vezetőitől, és annak felismerését, hogy erős összefüggés van egy cég megtartó ereje és kommunikációja között” – hangsúlyozza a kommunikációs szakértő.

A jó hír azonban, hogy a fluktuáció hatékonyan csökkenthető, ha feltárjuk, és újraírjuk cégünk belső kommunikációját.  „Fontos, hogy naprakészek legyünk: milyen állapotban vannak jelenleg a formális információs terek a cégben, mely tényezők torzították, mennyire informalizálódott és a menedzsment mennyire tudja kézben tartani az említett csatornákat. Ha mindezt tudjuk, akkor kezdhetünk bele a megfelelő kommunikáció felépítésébe” – vázolja László az első, és legfontosabb lépést.

Elengedhetetlen tudatosság

Sokszor a cégek vezetői sincsenek tisztában azzal, hogy a formális kommunikációnak mennyi csatornája működik. „Vannak az esemény jellegű csatornák, mint a meetingek, workshopok; léteznek nyomtatott felületek, például a levelek, plakátok, brossúrák; nagyon fontosak az elektronikus terek, vagyis az intranet, az e-mailek, a közösségi média oldalak. Az egyes csatornák súlya nagyban függ a vállalat tevékenységétől, a technikai fejlettségtől, a cégkultúrától, a munkavállalók összetételétől, és a beszélt nyelvektől” – részletezi a vezető.

Következő lépésként szükséges rögzítenünk a kommunikáció céljait. Ezt két lényeges pontban ragadja meg a szakember: „a munka-kommuikáció a feladatokról, a folyamatokról és a kitűzött eredményekről szól. A HR-kommunikáció a munkáltató és a munkavállaló közötti információcserét foglalja magában, és ide tartozik a dolgozók vezetésének tudománya, amelyben esetenként bizony hiányosságok tapasztalhatók. Egy csapat hangulata, teljesítménye, morálja szorosan összefügg azzal, hogy milyen a vezetés módja. Mivel nem nagyon van erre vonatkozó oktatás hazánkban, így legtöbbször a vezető adottságain, önképzésén múlik, hogy hogyan is kommunikál beosztottjaival. Megfontolandó a mondás, miszerint egy dolgozó munkahelyet választ, de főnököt hagy el!”

Talán meglepő a tény, de megfelelő kommunikációval akár 15-20 százaléknyi fizetéskülönbség is kompenzálható, vagyis a munkavállalók számára a pénz mellett éppolyan fontos, vagy olykor fontosabb, hogy visszajelzést, megerősítést, támogatást kapjanak, és örömmel menjenek be dolgozni.

Pozitív példák

A siker kulcsa, hogy a menedzsment elismerje: a jó kommunikáció egyfajta megkülönböztető jegy a piacon, és versenyelőnyt is jelenthet. „Vannak legendásan jó HR-kultúrájú, és kommunikációjú cégek, akik a legjobb szakemberek közül válogathatnak, mert jó hírük miatt, némi túlzással élve, mindenki náluk akar dolgozni. Ha ezt akarjuk elérni, akkor a hangsúlyt a kommunikáció fejlesztésére kell helyeznünk, és ki kell dolgoznunk azt a stratégiát, amely a legjobban illik a vállalat céljaihoz és adottságaihoz” – mutat rá László.

„Termelővállalatoknál jellemző kommunikációs eszköz a faliújság, az operátorok ugyanis nagyon ritkán kerülnek számítógép elé. Visszatérő hiba, hogy erre a felületre többnyire jogi nyelven megírt, nagy terjedelmű utasítások kerülnek ki, amelyeket azonban az időhiány miatt nem olvasnak el a dolgozók. Jó megoldás lehet ezek tartalmát vizuális üzenetekként kifüggeszteni, amelyek már megfelelnek az ún. nyolc másodperces szabálynak, azaz figyelemfelkeltőek és gyorsan befogadhatók. Így célba érhet a véradásról, a sportnapról vagy épp az álláslehetőségről szóló üzenet” – említ egy hatásos eszközt a tapasztalt szakember.

Egy másik tanulságos példa a vállalati magazinról: „fontos, hogy pontosan meghatározzuk, kinek szól. A nagyobb szervezeteknél hosszú évek után újra megfontolandó a munkatársaknak szóló magazin elindítása, ez ugyanis aktívan hozzájárulhat a munkáltatói márkaépítéshez, hiszen a kiadvány kikerül a cégből, eljut az otthonokba. És mivel a tapasztalatok szerint ismerős ajánlása alapján választanak leggyakrabban munkahelyet, egy ilyen magazin ebben fontos értékközvetítő, referencia pont lehet. Vagyis élhetünk azzal a lehetőséggel is, hogy megszólítsuk a potenciális munkavállalókat, és bevonzzuk őket a vállalathoz.”

Ha megfelelő egy cég kommunikációja, azzal az álláskeresők számára is vonzó munkahellyé válhat. Amennyiben épp vannak nyitott pozícióink, a Profession.hu csapata nagy segítségünkre lehet  az optimális jelöltek kiválasztásában. Ezzel sok időt és energiát spórolhatunk meg. Ráadásul az állásportál adatbázisában több százezer önéletrajz is rendelkezésünkre áll, amely naponta kb. 400 további önéletrajzzal bővül.

Eredeti megjelenés: www.profession.hu