Vigyázat, időrablók!

Valószínűleg mindannyian éreztük már úgy egy-egy nap végén, hogy az órák észrevétlenül és eredménytelenül teltek el, pedig sok mindent csináltunk. Vagy mégsem?

Vajon hány e-mailre kell reagálnunk egy nap? Bár a válasz munkakörönként jelentősen eltérhet, nem ritka, hogy például asszisztensként vagy értékesítőként a munkaidőnkből legalább egy órát levelek írásával töltünk, de vezető pozíciókban ez az idő akár a három órát is meghaladhatja. Az elektronikus levelezés nagyban meggyorsíthatja munkánkat, amennyiben jól használjuk, ellenkező esetben viszont éppen a hatékonyságunk gátja lehet. Lothar Seiwert karrier-tanácsadó szerint az e-mailezés csupán egy a munkánkat nehezítő időtolvajok közül. A kulcs a felismerésben rejlik – nézzük, a szakember szerint mire ajánlott odafigyelnünk!

1. Hiányzó tervek

Gyakran gondoljuk úgy, hogy nem szükséges összeírnunk a napi vagy heti elintézendőinket, mert fejben tudjuk tartani azokat, mi több, fontossági sorrend szerint haladunk velük. Ez feltehetően egészen addig így van, amíg egy váratlan kérés nem érkezik a főnökünktől, vagy épp egy kollégánk helyett nem nekünk kell részt venni egy telefonkonferencián. Amennyiben napi illetve heti szinten megtervezzük és priorizáljuk feladatainkat, beosztva, mire, mennyi időnk van, máris tisztán fogjuk látni, mikor kell udvariasan nemet mondanunk egy be nem kalkulált teendőre – ezek ugyanis a legalattomosabb időrablók! Ha a rövid távú tervezésben gyakorlatot szereztünk, érdemes fél éves-éves távlatokban is rögzíteni céljainkat: így még tudatosabban fókuszálhatunk arra, ami számunkra valóban fontos.

2. Zavaró tényezők

Ha több kollégával osztozunk egy irodán, előfordulhat, hogy észre sem vesszük, milyen gyakran kalandozik el a figyelmünk: amikor például a szomszédos asztalok valamelyikénél munkatársunk a hétvégi programjáról vagy gyermeke betegségéről kezd mesélni a mellette ülőnek, akaratlanul is belehallgatunk a párbeszédbe. Amennyiben nincs lehetőségünk csendesebb helyre vonulni, egy jó minőségű fülhallgató nagy segítségünkre lehet a zavaró hangok kizárásában, és azt is jelezhetjük környezetünknek, hogy épp valami fontossal foglalkozunk. Nehezebb a dolgunk, ha egy telefonhívásra kell válaszolnunk, és indokolatlanul hosszúra nyúlik a beszélgetés, vagy egy kéretlen vendég akasztja meg a munkánkat. Ilyen esetekben érdemes határozottan eljárnunk, és egy számunkra alkalmasabb időpontot egyeztetnünk a megbeszélésre. Ne magyarázkodjunk, bátran hivatkozzunk aktuális határidős feladatunkra.

3. Hibás kommunikáció

Talán meglepően hangzik, mégis rendkívül sok időt elveszítünk, ha nem megfelelően kommunikálunk vagy munkatársaink jelentenek gyenge láncszemet az információáramlásban. Jellemzően a végeláthatatlan meetingek oka is az, hogy a felek elbeszélnek egymás mellett. Ha javítanánk kommunikációnkon, két dolgot tehetünk: figyeljünk és kérdezzünk. Akár élőszóban, akár írásban tartunk kapcsolatot, hallgassunk és olvassunk figyelmesen. Ugyanez igaz akkor is, ha mi közlünk információkat: tegyük ezt röviden és logikusan, kiemelve a lényeget. Amikor pedig valami nem világos számunkra, kérdezzünk vissza. Igaz ez akkor is, ha a felettesünktől kapott utasításról van szó, de olyankor is, amikor egy fontos partnerünkkel tárgyalunk. Ezzel nemcsak félreértéseket, súrlódásokat, de felesleges munkát is spórolhatunk magunknak.

4. Túlzások

Amikor az időbeosztásról van szó, a legnehezebb önmagunkkal szembenéznünk, és tisztáznunk, hogyan is állunk feladatainkhoz. Ha gyakran veszünk el a részletekben, és folyamatosan a tökéletességre törekszünk, szinte biztos, hogy újra és újra kifutunk az időből. Ugyanez lehet a végeredmény akkor is, ha kellő önfegyelem híján rendszeresen halogatunk, és az utolsó pillanatban állunk neki mindennek. Próbáljuk megtalálni az arany középutat, és csak annyi figyelmet szenteljünk egy-egy feladatra, amennyi valóban szükséges. Azonban akkor is így járjunk el, ha kellemetlen teendőkről van szó. Ne várjuk meg, amíg átláthatatlan lesz az iratkupac az asztalunkon!

Eredeti megjelenés: www.profession.hu