Idő kérdése

Önismeret és hatékony időbeosztás kéz a kézben járnak. Talán nem is olyan meglepő. Vagy mégis?

Az időgazdálkodásról rendkívül sok írás kering az interneten – és pontosan ennyi mítosz él a fejünkben a témával kapcsolatban. „Egy sokat ismételt példa a sikeres emberek története, akik hajnalban kelnek, futnak, jógáznak, olvasnak, terveznek, és mire nyolcat üt az óra már a fél napjukon túl is vannak – mégsem lesz mindenki ugyanolyan eredményes, csak azért, mert eszerint próbálja élni az életét. Nem léteznek ugyanis általános érvényű módszerek, viszont némi önismerettel kialakíthatjuk a számunkra leghatásosabb gyakorlatot” – kezd bele a téma Mórocz Kata, az Impact trénere.

Mit tudunk magunkról?

„Az időmenedzsmentre vonatkozó szemléletemet egy kísérlet gyökeresen megváltoztatta: egy hétig megfigyeltem magam, hogy mivel is töltöm ténylegesen a napjaim, beleértve a reggelit, a mosogatást, sőt a mosdó-szüneteket is – így egy részletes kimutatást kaptam. Ez sok alapfeltevésemet megcáfolta, amit az időbeosztásomról gondoltam. Kiderült például, hogy naponta másfél órát pörgetem a közösségi oldalakat, miközben azt állítottam, hogy nincs időm olvasni” – osztja meg tapasztalatát Kata.

Az első és legfontosabb lépés tehát tisztáznunk, hogyan is telik egy-egy napunk, így ugyanis kiderül, melyek az időrabló tevékenységeink, amelyek hatékonyságunk legfőbb gátjai. „Az egy hetes önreflexió azt a felismerést is magával hozta, hogy melyek a legproduktívabb időszakaim, amikor semmi mással nem foglalkozom, csak a feladataimra koncentrálok. Ez nálam két időintervallumot jelent: az egyik délelőttre esett, kilenc és dél közé, a másik pedig este nyolckor kezdődött és nagyjából tizenegyig tartott. Szabadúszóként tudatosan használom ki a munkára ezt a kétszer három órát, a délutánt pedig a kikapcsolódásra, feltöltődésre fordítom: akkor sportolok, főzök, vagy találkozom a barátaimmal” – fejti ki a tréner.

És hozzáteszi: „alkalmazottként ennél szűkebbek a lehetőségeink, de akkor is érdemes megtalálnunk azt az egy-három órás aktivitási sávot, amikor igazán fókuszáltak vagyunk, és akkora időzítenünk a legfőbb teendőinket. Akár a nyilvános naptárban megjelölhetjük foglaltként ezt az időszakot, vagy egyszerűen mondjuk el kollégáinknak, hogy épp egy határidős feladaton dolgozunk, és ha végeztünk, újra a rendelkezésükre állunk.”

A kevesebb több

Ha időbeosztásról van szó, a to-do lista biztosan előkerül, azonban ezt gyakran rosszul alkalmazzuk. „Aki nyolc órában dolgozik, általában nyolcórányi elintézendőt tervez be, pedig mindössze négy-öt órát töltünk el valóban produktívan egy napból. A teendők listája így végeláthatatlanul hosszú lesz, ezáltal ez a praktikus eszköz igazi ellenségünkké válik. Különösen akkor igaz ez, ha minél több pontot próbálunk meg kipipálni róla, mivel ezáltal elaprózzuk a figyelmünket, és ami valóban lényeges lenne, arra se időnk, se energiánk nem marad. Nálam lista helyett a to-do táblázat vált be: ebben van egy nagyobb blokk egy másfél-két órás feladatnak, két kisebb blokk negyvenöt perces-egy órás teendőnek, és négy egészen kicsit blokk egyenként negyed órás elintézendőnek. Így biztosan tartom a prioritást, és elvégzem az aktuálisan legfontosabb feladatom” – avat be gyakorlatába interjúalanyunk.

Kata szerint gyakran tévesztjük azt is szem elől, hogy nem mindig a sürgős a fontos. „Ha nagyobb cégnél dolgozunk, elkerülhetetlen, hogy kollégáink, főnökünk ne bombázzon minket különböző kérésekkel, amelyek rendre mind nagyon sürgősek – a nap végén pedig azon kapjuk magunkat, hogy a számunkra lényeges feladatok ismét elmaradtak, mivel az időnk felett mások rendelkeztek. Az egyetlen megoldás ennek elkerülésére, ha megtanulunk nemet mondani. Ez nem egyenlő a visszautasítással, hanem nyílt, kétoldalú kommunikációt jelent, vagyis osszuk meg a mi szemszögünket, hogy mivel foglalkozunk épp, és mikor tudunk majd munkatársunknak segíteni.”

A nemet mondás nehézségeinél talán már csak a halogatás következményei súlyosabbak. „Ez garantáltan mindannyiunkat érint. De ahogy Newton első számú törvénye is kimondja: a testek álló helyzetben vagy mozgásban maradnak mindaddig, amíg valami a mozgásállapotuk megváltoztatására nem kényszeríti őket, vagyis bele kell kezdenünk abba a bonyolultnak, hosszadalmasnak tűnő feladatba, és garantáltan lendületbe is jövünk, sőt sokszor az is kiderül, hogy a nehézség is csak a mi fejünkben létezett” – figyelmeztet a szakember.

A szokásokon múlik

A hatékonyság feltételeként jellemzően a pontos célkitűzést szokták megjelölni, ez azonban egy komoly csapda. „Amikor van egy fontos célunk, általában csak arra fókuszálunk, ahelyett, hogy a konkrét lépésekre helyeznénk a hangsúlyt. Például ha le szeretnénk futni a maratont, ahhoz rendszeresen edzenünk kell – vagyis egy új szokást kell kialakítanunk, és minden második reggel fel kell húznunk a futócipőnket, és futnunk kell fél órát. És itt van a legnagyobb nehézség, ugyanis a napjaink nyolcvan százalékát robotpilóta üzemmódban éljük, vagyis szinte mindent úgy csinálunk, ahogy azt megszoktuk. Egy új szokás megteremtése türelmet és tudatosságot igényel, hosszútávon azonban pont azt az eredményt hozza meg, amire vágyunk” – vallja Kata.

És kiegészíti a fentieket: „az időmenedzsment, a tervezés akkor fog jól működni, ha összhangban van velünk, a saját szükségleteinkkel. Ez egy hosszú önismereti út, folyamatos fejlődés. Állandóan résen kell lennünk, szükség szerint kiiktatni az évek óta használt gyakorlatokat, és ha hibázunk, egyszerűen tanuljunk belőle. Egy-egy nap végén tekintsünk vissza, nézzük meg mi működött, hol voltak a gyenge pontok, és másnap próbáljunk ki valami mást.”

Eredeti megjelenés: www.profession.hu