Tudni illik

Akár újak vagyunk egy cégnél, akár szeniorok, mindig érdemes átismételni a legfontosabb munkahelyi illemszabályokat. Szakértővel beszélgettem.

Mit viseljünk a munkahelyünkön? Tegeződjünk vagy magázódjunk kollégáinkkal, partnereinkkel? Hogyan fogadjuk a hozzánk érkező vendégeket? Milyen ebédet rendeljünk egy több órás megbeszélésre? Csak néhány kérdés, amely szakmai pályánk során biztosan felmerül. Ha tudjuk a helyes válaszokat, az sokat hozzátehet megítélésünkhöz, de ennek az ellenkezője is igaz lehet. Kepes Ágnes protokoll tanácsadó útmutatása következik.

Négyes szabály

A négyes szabály határozza meg az élet minden területén, így a munkahelyen és az üzleti kapcsolatokban is, hogy a különböző helyzetekben ki kivel milyen relációban áll. A protokolláris rangsorolásnál a rangot, a nemet, a kort, és az ezek között fennálló viszonyokat kell mérlegelni. „Ennek megfelelően a fiatalabb alacsonyabb rangú az idősebbel szemben, a nő a férfivel szemben, a beosztott a főnökéhez képest, illetve az alacsonyabb rangú a magasabb rangúhoz viszonyítva. Ez a szabály érvényes a kéznyújtásnál, a köszönésnél, a bemutatkozásnál és a tegeződés felajánlásánál is” – osztja meg a fontos tudnivalót Kepes Ágnes.

Az említett szabály talán sokunk számára ismert, a szakértő szerint a négy tényező különböző kombinációja mégis okozhat problémákat: „például ha az iroda liftjéhez megérkezik a férfi, aki a főnök, és a beosztottja, aki nő. Kérdés, ki is száll be először a liftbe. A négyes szabály szerint mindig a magasabb rangú mondhat le az előnyéről, vagyis nőként meg kell várnunk, hogy ezt felettesünk felajánlja. Amennyiben azonos beosztásúak kerülnek hasonló szituációba, a szabály további pontjai, azaz a nem vagy a kor lesz a döntő. A tegeződés témaköre is okot adhat félreértésekre. Ha egy idősebb férfi egy fiatal kolléganőt letegez, számára is meg kell adnia erre a lehetőséget, vagyis a tegeződésnek mindig kölcsönösnek kell lennie.”

Házon belül

A nagyobb, multinacionális vállalatok esetében a céges policy az irányadó az öltözködést, a tegeződést, vagy épp a levelezést tekintve. Ezt jellemzően belépéskor megosztják az új kollégával, és jó esetben a cég belső felépítését is megismertetik vele, mert így protokoll szempontból is átláthatóvá válik a viszonyrendszer. „Azokon a munkahelyeken, ahol ilyenfajta szabályzat nem létezik, ajánlott érdeklődnünk az uralkodó szokásokról. Ha mindenki tegeződik, mi is tegyünk így, különösen akkor, ha angol a kommunikáció nyelve” – javasolja a protokoll tanácsadó.

És hozzáteszi: „a belső levelezésnél is érdemes ehhez tartani magunkat, de kövessük a levelezés alapszabályait. Ahogy a munkahelyre érkezve üdvözöljük kollégáinkat, úgy ezt az első e-mailes, chates kapcsolatfelvételnél is meg kell tennünk. Tartózkodjunk a merev formuláktól, egy „szia”, vagy ismeretlen munkatárs esetén a „kedves” megszólítás elegendő, ahogy elköszönéskor az „üdv” vagy „köszönöm” megfelelő. Ahol zárt rendszeren keresztül zajlik a levelezés, vagyis látható, kitől érkezik a levél, a megszólítás és az aláírás elhagyható. Ez a telefonálásra is igaz: ha a készülék kijelzi a hívó nevét, nem szükséges bemutatkoznunk, minden más esetben a köszönés után kötelező a bemutatkozás.”

A munkahelyi viseletre érvényes céges alapelveket is jó, ha mielőbb tisztázzuk. „Bizonyos szektorokban az öltöny illetve kosztüm az elvárt, és csak pénteken van lehetőség lazább, farmeres öltözékre. Máshol megengedőbbek a szabályok, és például egy farmer inggel, zakóval, bőrcipővel kombinálható a hétköznapokban, azonban a póló és a sportcipő kerülendő. Vannak olyan munkahelyek is, ahol egyáltalán nincsenek megkötések e tekintetben. Ha azonban egy komolyabb megbeszélés, céges esemény várható, kérdezzük meg az illetékeseket a megfelelő megjelenésről, ugyanis a protokolltól függetlenül nagyban meghatározhatja a cégről alkotott képet, hogy képviselőik mit is viselnek, egységes vagy teljesen rendezetlen az öltözékük” – fejti ki interjúalanyunk.

Jó, ha tudjuk

Amennyiben egy másik céghez megyünk tárgyalni, mindig tartsuk be a megbeszélt időpontot, azaz ne késsünk, de ne érkezzünk hamarabb sem! „Ha hozzánk érkezik vendég, készüljünk fel a fogadására. Mérlegeljük, mennyire fontos számunkra, és ennek megfelelően bánjunk vele. Igazán protokollárisak akkor vagyunk, és ezáltal a legnagyobb tiszteletet adjuk meg neki, ha már a recepción vagy közvetlenül az autójánál fogadjuk. Abban az esetben, ha hétköznapibb vendéget várunk, és ő belép az előtérbe, semmiképp se hagyjuk magára, vagy hozzuk más módon kellemetlen helyzetbe. Valaki siessen elé, vegye el a kabátját és kínálja meg legalább egy pohár vízzel. Amennyiben a vendéget az irodánkban fogadjuk, álljunk fel és jöjjünk ki az asztalunk mögül, nyújtsuk kezet, majd mutatkozzunk be vagy üdvözöljük az érkezőt. Segítsük le a kabátot látogatónkról – ezt nőként is megtehetjük” – részletezi a szakértő.

A kettőnél több résztvevős meetingeknél moderátorra vagy levezető elnökre van szükség, aki megnyitja a beszélgetést, elmondja, hogy a telefonok, laptopok használata megengedett-e, illetve szót ad a résztvevőknek. „A megbeszélésékre számtalan szabály vonatkozik, legyen szó a meghívóról, az ülésrendről a helyszín illetve az asztal formájának függvényében, a felszolgálható ételekről, vagy az idegen nyelvű meeting lebonyolításáról. Mindig az események jelentőségét szem előtt tartva készüljünk fel a protokoll vonatkozó előírásaiból, így elkerülhetjük az esetleges félreértéseket, kaotikus hangulatot” – hívja fel a figyelmet Ágnes.

Eredeti megjelenés: www.profession.hu