Tudni illik

Akár újak vagyunk egy cégnél, akár szeniorok, mindig érdemes átismételni a legfontosabb munkahelyi illemszabályokat. Szakértővel beszélgettem.

Mit viseljünk a munkahelyünkön? Tegeződjünk vagy magázódjunk kollégáinkkal, partnereinkkel? Hogyan fogadjuk a hozzánk érkező vendégeket? Milyen ebédet rendeljünk egy több órás megbeszélésre? Csak néhány kérdés, amely szakmai pályánk során biztosan felmerül. Ha tudjuk a helyes válaszokat, az sokat hozzátehet megítélésünkhöz, de ennek az ellenkezője is igaz lehet. Kepes Ágnes protokoll tanácsadó útmutatása következik.

Négyes szabály

A négyes szabály határozza meg az élet minden területén, így a munkahelyen és az üzleti kapcsolatokban is, hogy a különböző helyzetekben ki kivel milyen relációban áll. A protokolláris rangsorolásnál a rangot, a nemet, a kort, és az ezek között fennálló viszonyokat kell mérlegelni. „Ennek megfelelően a fiatalabb alacsonyabb rangú az idősebbel szemben, a nő a férfivel szemben, a beosztott a főnökéhez képest, illetve az alacsonyabb rangú a magasabb rangúhoz viszonyítva. Ez a szabály érvényes a kéznyújtásnál, a köszönésnél, a bemutatkozásnál és a tegeződés felajánlásánál is” – osztja meg a fontos tudnivalót Kepes Ágnes.

Az említett szabály talán sokunk számára ismert, a szakértő szerint a négy tényező különböző kombinációja mégis okozhat problémákat: „például ha az iroda liftjéhez megérkezik a férfi, aki a főnök, és a beosztottja, aki nő. Kérdés, ki is száll be először a liftbe. A négyes szabály szerint mindig a magasabb rangú mondhat le az előnyéről, vagyis nőként meg kell várnunk, hogy ezt felettesünk felajánlja. Amennyiben azonos beosztásúak kerülnek hasonló szituációba, a szabály további pontjai, azaz a nem vagy a kor lesz a döntő. A tegeződés témaköre is okot adhat félreértésekre. Ha egy idősebb férfi egy fiatal kolléganőt letegez, számára is meg kell adnia erre a lehetőséget, vagyis a tegeződésnek mindig kölcsönösnek kell lennie.”

Házon belül

A nagyobb, multinacionális vállalatok esetében a céges policy az irányadó az öltözködést, a tegeződést, vagy épp a levelezést tekintve. Ezt jellemzően belépéskor megosztják az új kollégával, és jó esetben a cég belső felépítését is megismertetik vele, mert így protokoll szempontból is átláthatóvá válik a viszonyrendszer. „Azokon a munkahelyeken, ahol ilyenfajta szabályzat nem létezik, ajánlott érdeklődnünk az uralkodó szokásokról. Ha mindenki tegeződik, mi is tegyünk így, különösen akkor, ha angol a kommunikáció nyelve” – javasolja a protokoll tanácsadó.

És hozzáteszi: „a belső levelezésnél is érdemes ehhez tartani magunkat, de kövessük a levelezés alapszabályait. Ahogy a munkahelyre érkezve üdvözöljük kollégáinkat, úgy ezt az első e-mailes, chates kapcsolatfelvételnél is meg kell tennünk. Tartózkodjunk a merev formuláktól, egy „szia”, vagy ismeretlen munkatárs esetén a „kedves” megszólítás elegendő, ahogy elköszönéskor az „üdv” vagy „köszönöm” megfelelő. Ahol zárt rendszeren keresztül zajlik a levelezés, vagyis látható, kitől érkezik a levél, a megszólítás és az aláírás elhagyható. Ez a telefonálásra is igaz: ha a készülék kijelzi a hívó nevét, nem szükséges bemutatkoznunk, minden más esetben a köszönés után kötelező a bemutatkozás.”

A munkahelyi viseletre érvényes céges alapelveket is jó, ha mielőbb tisztázzuk. „Bizonyos szektorokban az öltöny illetve kosztüm az elvárt, és csak pénteken van lehetőség lazább, farmeres öltözékre. Máshol megengedőbbek a szabályok, és például egy farmer inggel, zakóval, bőrcipővel kombinálható a hétköznapokban, azonban a póló és a sportcipő kerülendő. Vannak olyan munkahelyek is, ahol egyáltalán nincsenek megkötések e tekintetben. Ha azonban egy komolyabb megbeszélés, céges esemény várható, kérdezzük meg az illetékeseket a megfelelő megjelenésről, ugyanis a protokolltól függetlenül nagyban meghatározhatja a cégről alkotott képet, hogy képviselőik mit is viselnek, egységes vagy teljesen rendezetlen az öltözékük” – fejti ki interjúalanyunk.

Jó, ha tudjuk

Amennyiben egy másik céghez megyünk tárgyalni, mindig tartsuk be a megbeszélt időpontot, azaz ne késsünk, de ne érkezzünk hamarabb sem! „Ha hozzánk érkezik vendég, készüljünk fel a fogadására. Mérlegeljük, mennyire fontos számunkra, és ennek megfelelően bánjunk vele. Igazán protokollárisak akkor vagyunk, és ezáltal a legnagyobb tiszteletet adjuk meg neki, ha már a recepción vagy közvetlenül az autójánál fogadjuk. Abban az esetben, ha hétköznapibb vendéget várunk, és ő belép az előtérbe, semmiképp se hagyjuk magára, vagy hozzuk más módon kellemetlen helyzetbe. Valaki siessen elé, vegye el a kabátját és kínálja meg legalább egy pohár vízzel. Amennyiben a vendéget az irodánkban fogadjuk, álljunk fel és jöjjünk ki az asztalunk mögül, nyújtsuk kezet, majd mutatkozzunk be vagy üdvözöljük az érkezőt. Segítsük le a kabátot látogatónkról – ezt nőként is megtehetjük” – részletezi a szakértő.

A kettőnél több résztvevős meetingeknél moderátorra vagy levezető elnökre van szükség, aki megnyitja a beszélgetést, elmondja, hogy a telefonok, laptopok használata megengedett-e, illetve szót ad a résztvevőknek. „A megbeszélésékre számtalan szabály vonatkozik, legyen szó a meghívóról, az ülésrendről a helyszín illetve az asztal formájának függvényében, a felszolgálható ételekről, vagy az idegen nyelvű meeting lebonyolításáról. Mindig az események jelentőségét szem előtt tartva készüljünk fel a protokoll vonatkozó előírásaiból, így elkerülhetjük az esetleges félreértéseket, kaotikus hangulatot” – hívja fel a figyelmet Ágnes.

Eredeti megjelenés: www.profession.hu

A tökéletes belépő

Amikor új munkahelyre érkezünk, az első kihívás a beilleszkedés. Szakértőt kérdeztem arról, hogy mit tegyünk, és mit kerüljünk a kezdeti időben. (tovább…)

Kommunikáljunk jól a főnökünkkel

A kommunikáció milyensége cégkultúra függő. Bár a legtöbb a vezetőségen múlik, mi is sokat tehetünk azért, hogy valódi párbeszédek alakuljanak ki, és meghallják a hangunkat.

„Általánosan igaz, hogy a legtöbb munkahelyen nincs valódi párbeszéd a vezető és a beosztottak között, a kommunikáció teljesen egyoldalúan zajlik. Jellemzően a főnök ismerteti az elvárásait, a dolgozó erre rábólint, és gyakorta a munkával kapcsolatos visszajelzés is elmarad. Ha ez a gyakorlat uralkodik egy szervezetben, borítékolható, hogy a munkavállalók sem fognak visszacsatolást adni, hiszen tartanak az esetleges negatív következményektől” – vezeti fel a témát Szerémi Péter kommunikációs szakember

Formális megoldások

Sok multinacionális cégnél alkalmazzák már a teljesítményértékelés fogalmát, és ezt bár tekinthetjük első fecskének, a nyár – kommunikációs értelemben – még messze van. „Teljesítményértékelést évente egy, legfeljebb két alkalommal szoktak tartani a vállalatok. A célja az lenne, hogy a dolgozók munkáját a vezetők ténylegesen minősítsék, és irányt mutassanak, ha esetleg valamivel nincsenek megelégedve, illetve lehetőséget adjanak arra is, hogy a munkavállalók elmondhassák tapasztalataikat, feltehessék kérdéseiket. Mindez azonban többnyire nem valósul meg, és csak általános frázisok hangzanak el – az éves – féléves időintervallumokat tekintve nem is lehet konkrétumokról beszélni” – fejti ki a szakember.

A fentiekkel szemben a folyamatos, azonnali visszajelzések működnek igazán, hiszen egy ilyen rendszerben világosan láthatjuk, mikor végezzük jól vagy kiemelkedően a munkánkat, és min szükséges változtatnunk. Ennek megfelelően alakíthatunk hozzáállásunkon, ami valódi fejlődést jelenthet. „Jó jel, hogy kialakulóban van ez a tendencia. Elsősorban azok a munkáltatók építik be a mindennapokba, akik felismerték a kölcsönös kommunikáció fontosságát, és értékelik a dolgozói véleményeket” – jegyzi meg Szerémi Péter.

Kezdeményezzünk!

Sajnos sok munkahelyen hiányzik az a bizalmi légkör, amelyben akár a munkával kapcsolatos kétségeinket, akár személyes problémáinkat meg mernénk osztani felettesünkkel. Ha ennek ellenére a számunkra problémás helyzet tartósan fennáll, a bennünk lévő feszültség egyre csak halmozódni fog, ami biztosan negatív hatással lesz a teljesítményünkre is, és akárcsak egy kukta, bármikor ki is robbanhat belőlünk. Ezt nem ajánlott megvárnunk!

A szakértő szerint akkor is érdemes saját magunk miatt párbeszédet kezdeményeznünk főnökünkkel, ha ez nem a gyakorlat része. „Nem mindegy azonban, hogyan is tesszük ezt! Minden esetben biztosítsuk a vezetőt arról, hogy egy csónakban evezünk vele, vagyis a közös célokért dolgozunk. Ezzel kifejezzük felé, hogy mi is a cég érdekeit tartjuk szem előtt, és nem személyeskedésről van szó. Említsünk néhány konkrét példát is a munkánkból, ami alátámasztja elkötelezettségünket, így az ezt követő érvelésünk is hitelesebb lesz. Ezután fogalmazzuk meg véleményünket, vagy osszuk meg magánéleti problémánkat. Amennyiben teljesítményünkkel, viselkedésünkkel rászolgáltunk a bizalomra, valószínűleg munkáltatónk is megfontolja javaslatunkat, vagy épp engedélyezi, hogy átmenetileg otthonról dolgozzunk, ha családi okok ezt kívánják.”

Péter hozzáteszi: „ha valamilyen sérelem ért bennünket, vagy úgy érezzük, vezetőnk nem kedvel bennünket, akkor is próbáljuk meg mihamarabb tisztázni ezt, még ha nagyon kényelmetlen is számunkra. Így ugyanis elkerülhetjük, hogy egy egyébként megoldható szituáció visszavonhatatlanul elmérgesedjen. A legfontosabb ilyenkor a hangnem és megfelelő szóhasználat. Mindig az én-üzenetre koncentráljunk, vagyis hogy mit érzünk a fennálló helyzet miatt, fogalmazzunk konkrétan, és soha ne minősítsünk! Ha ehhez tartjuk magunkat, könnyen kiderülhet, hogy mindössze egy félreértés áll a háttérben, és ezzel fel is oldódik a mindennapokat átható feszültség. Az ilyen párbeszédek végkimenetelét pozitívan befolyásolhatja egy munkahelyen kívüli helyszín, amely partnerivé teheti a viszonyt: például egy kávé munka után ideális alkalom lehet a beszélgetéshez.”

Piszkos anyagiak

A béremelés kérése mindig kényes téma. Ha van teljesítményértékelésünk, talán kicsit könnyebb helyzetben vagyunk, hogy felvessük, de ha nincs, akkor se tartsuk magunkban! „Figyeljünk a hozzáállásunkra a kérdéssel kapcsolatban: ha kínosnak érezzük, hogy kérünk, biztosan alárendelt pozícióból indulunk. Legyünk magabiztosak, de ne gőgösek. Foglaljuk össze, mi mindennel járulunk hozzá a cég sikereihez – ismét konkrét eredményekkel alátámasztva.  Ezután fejtsük ki, milyen motivációra van szükségünk ahhoz, hogy változatlanul hozzuk ezt a teljesítményt, vagy még jobbak legyünk. Ezzel egyfajta használati útmutatót adunk magunkról a vezetőnk kezébe” – osztja meg a tanácsadó.

Ajánlott felkészülnünk arra is, hogy esetleg nem kaphatjuk meg a vágyott fizetést. „Nem mindegy azonban, milyen hangsúllyal érkezik a nemleges válasz. Elképzelhető, hogy béremelésre ugyan nincs keret, de részesülhetünk nem anyagi jellegű juttatásban, vagy más formában ismerik el munkánkat. Mindig mérlegeljük, mi az, ami értéket képvisel számunkra, és mi az, ami nem. Sokat sejtet ezzel szemben, ha indoklás nélküli elutasítást kapunk. Ez lehet annak az egyértelmű jele, hogy nem jó helyen vagyunk” – összegzi Péter.

Eredeti megjelenés: www.profession.hu

Mutasd a HR-ed, megmondom, ki vagy

Min múlik egy cég versenyképessége manapság? A válasz talán nem is olyan magától értetődő. Vagy mégsem?
(tovább…)